Technologia zamiast rozpraszać: jak pracować efektywniej i odzyskać czas na skupienie

13

Technologia zamiast rozpraszać może dziś przede wszystkim ograniczać liczbę przerw w pracy, porządkować kalendarz, automatyzować zadania administracyjne i skracać czas potrzebny na szukanie informacji. Jak informuje redakcja Krysztalowy, w grupie pracowników otrzymujących najwięcej cyfrowych sygnałów między kolejnymi wiadomościami, mailami, zaproszeniami i innymi powiadomieniami mijają średnio około dwie minuty. Microsoft wyliczył w tej grupie 275 takich przerw w ciągu doby roboczej.

Problem nie sprowadza się więc do samej liczby używanych aplikacji. Kluczowe jest to, czy narzędzia pozwalają wykonać zadanie bez dodatkowych przełączeń między czatem, pocztą, kalendarzem, dokumentami i kolejnymi spotkaniami. Microsoft, Google i Atlassian rozwijają funkcje przeznaczone właśnie do ograniczania tego cyfrowego tarcia: od automatycznego rezerwowania czasu na skupienie po wyciszanie komunikatorów, odrzucanie spotkań, wyszukiwanie informacji i tworzenie podsumowań przy użyciu AI.

Przerwanie co kilka minut zmienia sposób wykonywania pracy

Dane Microsoftu pokazują skalę problemu szczególnie wyraźnie. W raporcie Work Trend Index firma wskazuje, że aktywność pracowników jest rozdrobniona pomiędzy wiadomości, pocztę elektroniczną, spotkania i dokumenty. W analizie z 2025 roku niemal połowa badanych pracowników — 48% — określiła swoją pracę jako chaotyczną i fragmentaryczną. Wśród menedżerów odsetek wynosił 52%.

Microsoft informował też, że przeciętny pracownik korzystający z Microsoft 365 może otrzymywać ponad 100 e-maili oraz ponad 150 wiadomości Teams dziennie. Do tego dochodzi komunikacja poza standardowymi godzinami pracy — według danych firmy część zatrudnionych wysyła lub otrzymuje ponad 50 wiadomości Teams poza głównym czasem pracy.

Technologia nie ogranicza koncentracji wyłącznie dlatego, że jest obecna. Problem powstaje wtedy, gdy każde narzędzie równocześnie domaga się uwagi użytkownika.

Znaczenie przerw potwierdzają również badania nad uwagą prowadzone na University of California, Irvine. Profesor Gloria Mark wskazuje, że ludzie spędzają średnio około 47 sekund na jednym ekranie przed przeniesieniem uwagi gdzie indziej. Po przerwaniu wykonywanego projektu powrót do wcześniejszego poziomu uwagi może zająć nawet około 25 minut.

„People spend an average of just 47 seconds on any one screen before shifting their attention elsewhere.”
(University of California, Irvine, materiał dotyczący badań prof. Glorii Mark, 26 stycznia 2023 roku).

To oznacza, że sprawdzenie pojedynczego komunikatu nie zawsze kończy się wraz z zamknięciem okna czatu. Przerwanie może powodować konieczność ponownego odtworzenia kontekstu zadania: miejsca w dokumencie, przebiegu analizy, argumentacji w tekście, fragmentu kodu czy kolejności wykonywanych operacji.

Pierwszy krok: zablokować czas, którego komunikatory nie mogą przejąć

Jednym z najprostszych mechanizmów dostępnych już w popularnych pakietach biurowych jest wydzielony czas na skupienie.

Google Calendar oferuje funkcję Focus time. Po utworzeniu takiego wydarzenia użytkownik może wyciszyć powiadomienia Google Chat i ustawić automatyczne odrzucanie zaproszeń na spotkania przypadających na ten okres. Funkcja jest dostępna w wybranych pakietach Google Workspace dla firm, organizacji, szkół i instytucji.

Microsoft stosuje podobne rozwiązanie w Viva Insights. Focus plan może automatycznie rezerwować w kalendarzu nawet do czterech godzin dziennie przeznaczonych na pracę priorytetową. Użytkownik ustala m.in. preferowaną porę, długość bloku i możliwość wyciszenia powiadomień Teams.

W praktyce konfiguracja może wyglądać następująco:

• zarezerwowanie w kalendarzu konkretnego bloku na zadanie wymagające koncentracji;
• uruchomienie trybu „nie przeszkadzać” podczas tego bloku;
• ograniczenie automatycznych zaproszeń na spotkania;
• pozostawienie aktywnych wyłącznie kanałów przeznaczonych do naprawdę pilnych spraw.

Nie wymaga to instalowania kolejnego programu. Mechanizmy są już wbudowane w narzędzia używane przez miliony pracowników.

Spotkanie nie powinno być domyślną odpowiedzią na każdą sprawę

Dużą część cyfrowego dnia zajmują także spotkania. Microsoft już w Work Trend Index z 2023 roku podawał, że przeciętny użytkownik Microsoft 365 spędzał 57% czasu na komunikacji — spotkaniach, poczcie i czatach — a 43% na tworzeniu treści w dokumentach, arkuszach czy prezentacjach. 68% respondentów deklarowało, że brakuje im nieprzerwanego czasu pozwalającego się skoncentrować.

W badaniach Atlassiana 78% ankietowanych deklarowało, że liczba spotkań utrudnia im wykonanie właściwej pracy. 80% twierdziło, że byliby bardziej produktywni, gdyby mogli spędzać mniej czasu na spotkaniach. Jednocześnie 62% badanych często uczestniczyło w spotkaniach, których zaproszenie nie zawierało nawet określonego celu.

„80% of respondents say they’d be more productive if they spent less time in meetings.”
(Atlassian, badanie dotyczące przeciążenia spotkaniami).

Atlassian przetestował również zastępowanie części spotkań krótkimi nagraniami Loom. Podczas dwutygodniowego eksperymentu 43% pracowników firmy zastąpiło co najmniej jedno spotkanie nagraniem wideo. Atlassian wyliczył, że pozwoliło to odzyskać łącznie 5000 godzin przeznaczonych na pracę wymagającą skupienia.

Nie chodzi więc o całkowite usunięcie spotkań, lecz o pozostawienie ich tam, gdzie potrzebna jest wspólna decyzja, dyskusja albo praca wykonywana synchronicznie.

Informacja, którą można przekazać dokumentem, krótką wiadomością albo nagraniem, nie musi automatycznie generować kolejnego 30- lub 60-minutowego terminu w kalendarzu.

Drugim źródłem strat jest szukanie informacji

Technologia może rozpraszać także wtedy, gdy firma posiada dziesiątki narzędzi, lecz pracownik nie wie, w którym z nich znajduje się potrzebna informacja.

Atlassian w raporcie State of Teams 2025, opracowanym na podstawie badania 12 tys. pracowników wiedzy i 200 menedżerów, podał, że zespoły tracą około jednej czwartej czasu na wyszukiwanie odpowiedzi. Firma szacuje, że w przypadku przedsiębiorstw z listy Fortune 500 oznacza to łącznie około 2,4 mld godzin rocznie.

56% pracowników objętych badaniem Atlassiana deklarowało, że nadal musi napisać do innej osoby albo umówić spotkanie, aby zdobyć potrzebną informację.

To jeden z obszarów, w których AI w pracy ma najbardziej konkretne zastosowanie. System może przeszukiwać dokumentację, podsumowywać dłuższe materiały, wyciągać z protokołów listę decyzji albo odnajdywać dane zapisane wcześniej w narzędziach organizacji.

Microsoft wskazuje podobne zastosowania: podsumowywanie spotkań, identyfikowanie działań do wykonania i wstępne sortowanie wiadomości e-mail. Firma określa czas tracony na tego typu czynności koordynacyjne jako „coordination tax”.

„Employees are hired to perform specific jobs, but they end up spending too much time on coordination tasks.”
(Microsoft WorkLab, analiza dotycząca AI i pracy wiedzy, 2025 rok).

AI może skrócić pracę administracyjną, ale nie powinno dodawać kolejnej warstwy chaosu

Microsoft w Work Trend Index 2025 informował, że 53% liderów uważa wzrost produktywności za konieczny, podczas gdy 80% pracowników deklaruje brak wystarczającej ilości czasu lub energii, aby sprostać oczekiwaniom.

Z punktu widzenia organizacji największy sens mają więc zastosowania AI, które usuwają konkretne czynności z procesu pracy, zamiast tworzyć następny kanał komunikacji.

Najbardziej bezpośrednie przykłady to:

• przygotowanie streszczenia długiego dokumentu lub spotkania;
• stworzenie listy zadań na podstawie ustaleń;
• wyszukanie informacji w firmowej dokumentacji;
• przygotowanie pierwszej wersji tekstu lub zestawienia;
• automatyczne uporządkowanie i kategoryzowanie danych.

Atlassian zwraca przy tym uwagę, że samo wdrożenie AI nie rozwiązuje problemu rozproszonej informacji. W raporcie State of Teams 2025 71% zespołów deklarowało, że nie wykorzystuje w pełni AI do zarządzania i odnajdywania informacji.

Automatyzacja przynosi efekt przede wszystkim wtedy, gdy usuwa jeden z istniejących etapów pracy, a nie zmusza pracownika do obsługi kolejnej aplikacji.

Kalendarz powinien pokazywać priorytety, a nie tylko dostępność

Kolejnym elementem jest konfiguracja kalendarza. Google Calendar pozwala ustawić godziny pracy oraz poinformować współpracowników, kiedy dana osoba jest niedostępna. Przy próbie umówienia spotkania poza wskazanymi godzinami druga osoba otrzymuje informację o ograniczonej dostępności.

W połączeniu z Focus time powstaje prosty system: część kalendarza jest przeznaczona na spotkania, część na zadania wymagające koncentracji, a czas poza godzinami pracy nie jest automatycznie traktowany jako dostępny.

Atlassian w State of Teams 2024 zwracał uwagę na podobną zależność. Według badania 65% pracowników wiedzy uważało, że szybka odpowiedź na wiadomość jest w ich firmie ważniejsza niż postęp w realizacji najważniejszych priorytetów. Jednocześnie 64% deklarowało, że ich zespoły są stale ciągnięte w zbyt wielu kierunkach.

To pokazuje, dlaczego samo kupienie nowego narzędzia nie zwiększa automatycznie produktywności. Jeżeli kultura organizacji nadal wymaga natychmiastowego odpowiadania na każdy komunikat, kolejne funkcje cyfrowe mogą tylko zwiększyć liczbę sygnałów wymagających reakcji.

Jak skonfigurować technologię, żeby rzeczywiście pomagała

Najbardziej praktyczny model oparty na funkcjach dostępnych już w popularnych narzędziach obejmuje trzy warstwy.

1. Ochrona koncentracji. W kalendarzu powinien pojawić się regularny Focus time lub analogiczny blok, podczas którego komunikatory są wyciszone, a spotkania ograniczone. Google Calendar i Microsoft Viva Insights pozwalają częściowo zautomatyzować ten proces.
2. Ograniczenie komunikacji synchronicznej. Aktualizacje statusowe, materiały informacyjne i część raportów mogą być przekazywane asynchronicznie. Spotkanie pozostaje potrzebne przede wszystkim wtedy, gdy jego uczestnicy mają wspólnie rozwiązać problem, podjąć decyzję albo stworzyć konkretny rezultat. Badania Atlassiana pokazują, że nadmiar spotkań jest jednym z głównych źródeł przeciążenia.
3. Automatyzacja czynności koordynacyjnych. AI i wyszukiwarki firmowe mogą przejmować streszczanie, wyszukiwanie, porządkowanie informacji i przygotowywanie roboczych wersji materiałów. Największą korzyścią jest skrócenie czasu pomiędzy pojawieniem się zadania a rozpoczęciem pracy, która faktycznie tworzy rezultat.

Dane Microsoftu, Google i Atlassiana prowadzą do podobnego wniosku praktycznego: produktywność cyfrowa nie polega na używaniu większej liczby aplikacji, lecz na zmniejszaniu liczby momentów, w których pracownik musi odrywać się od głównego zadania.

Na stronie Kryształowy Płomyk znajdziesz więcej wartościowych treści, inspiracji i praktycznych wskazówek na co dzień. Rekomendujemy także lekturę artykułu: Chłód i deszcz zniechęcają do ruchu? Jak ćwiczyć jesienią i nie stracić regularności